Sommaire
📞 Contact 🏢 Organisation 🕒 Horaires 🗂️ Missions 📅 Rendez-vous ✅ Conseils
Le secrétariat médical
Le secrétariat vous accueille, organise les rendez-vous, oriente les demandes urgentes et assure la gestion administrative quotidienne du cabinet.
Contact
Pour joindre le cabinet pendant les horaires d’ouverture :
Urgence vitale : appelez le 15.
Médecin de garde (hors horaires) : 116 117.
Horaires d’ouverture
- Du lundi au vendredi : 8h30–12h & 14h30–18h
- Samedi matin : 9h-12h permanence tenue par un médecin du cabinet.
- Samedi AM / dimanche / jours fériés : fermé
Astuces :
- Merci de ne pas appeler le matin pour les demandes de rendez-vous prévisibles, afin de laisser la place aux appels d’urgences (nombreux à ces horaires-là).
- Pour les rendez-vous de suivi (prévisibles), pensez à anticiper : prenez votre rendez-vous en sortant de la consultation ou appelez un après-midi.
Organisation du secrétariat
Secrétariat téléphonique (distanciel)
Un secrétariat téléphonique reçoit la multitude de demandes de 8h à 19h. Il est en lien continu avec le secrétariat sur place, ainsi qu’avec les assistantes et les médecins.
Secrétariat sur place (présentiel)
La secrétaire sur place vous accueille au comptoir et s’acquitte quotidiennement de tâches délicates et complexes.
Si la photo ou le prénom ne sont pas les bons, dis-moi simplement le nom du fichier image et je l’ajuste.
Missions
1) Accueil & orientation
- Accueil téléphonique et au comptoir
- Orientation vers le bon interlocuteur (médecin, infirmier, etc.)
- Transmission des informations utiles au cabinet
2) Gestion des rendez-vous
- Organisation des agendas
- Priorisation des demandes selon le motif
- Créneaux dédiés aux suivis programmés et aux urgences du jour
3) Documents & administratif
- Remise de documents préparés par les médecins
- Gestion des demandes administratives courantes
- Accueil et coordination des informations du dossier
4) Courrier & organisation
- Gestion du courrier entrant/sortant
- Transmission rapide aux médecins
- Classement et archivage (dossier papier et/ou informatique)
Pourquoi vous demander le motif ?
Pour votre sécurité, certains créneaux sont réservés aux demandes imprévues et aux urgences du jour. Pour proposer le bon rendez-vous, le secrétariat doit parfois connaître le motif de la demande.
Merci de votre compréhension : ce fonctionnement évite qu’une urgence ne se retrouve sans solution parce que tous les créneaux auraient été réservés à l’avance.
Conseils pratiques
Prévoir ses suivis
- Traitements chroniques : anticipez
- Renouvellements : demandez au médecin le bon délai
- Si possible : prenez le rendez-vous en sortant
En cas d’urgence
- Urgence vitale : 15
- Médecin de garde (hors horaires) : 116 117
- Urgence “cabinet” : 02 51 94 32 76